Questo articolo è per personal trainer e coach che usano Gymkee per gestire la propria attività di coaching.

Pubblico: Personal trainer e coach | Questo articolo riguarda la piattaforma web Gymkee per gestire la tua attività di coaching.

Cosa imparerai

Come creare un abbonamento per un cliente
Come configurare i cicli di fatturazione, i periodi di prova e gli sconti
Come gestire i metodi di pagamento e le impostazioni di riscossione
Come gestire cancellazioni, cambi di piano e pagamenti falliti

Quando usare gli abbonamenti

Gli abbonamenti sono il modo migliore per fatturare i clienti che pagano su base ricorrente. Usali per:

Pacchetti di coaching mensili o annuali
Programmi di allenamento continuativi
Accesso in stile membership ai tuoi contenuti

Ogni abbonamento è collegato a un prodotto che crei in Gymkee Pay. Il prodotto definisce cosa stai vendendo, e l'abbonamento gestisce la fatturazione ricorrente.

Prima di iniziare

Assicurati di avere:

Un account Stripe collegato e verificato (vedi Configurare Gymkee Pay)
Almeno un prodotto di abbonamento creato in Gymkee Pay > Prodotti con un prezzo attivo

Se non hai ancora un prodotto, creane uno prima:

Vai a Gymkee Pay > Prodotti
Clicca su Crea prodotto
Imposta il tipo di prezzo su Abbonamento e aggiungi prezzi mensili o annuali

Creare un abbonamento

Passo 1: Apri il modulo abbonamento

Dalla pagina Transazioni:

Vai a Gymkee Pay > Transazioni
Clicca su Crea pagamento (in alto a destra)
Seleziona Abbonamento dal menu a tendina

Dal profilo di un cliente: Puoi anche creare un abbonamento direttamente dalla pagina di dettaglio del cliente.

Passo 2: Scegli il cliente

Hai due opzioni:

Seleziona un cliente esistente

Digita nel campo di ricerca per trovare un cliente per nome o email
Clicca sul cliente per selezionarlo

Aggiungi un nuovo cliente

Clicca su Aggiungi un nuovo cliente in cima al menu a tendina
Inserisci nome, cognome ed email
Facoltativamente attiva Invita il cliente su Gymkee per aggiungerlo anche come cliente Gymkee
- Scegli quando inviare l'invito: Dopo il pagamento (consigliato) o Immediatamente
- Seleziona la lingua del cliente (inglese, francese, tedesco, spagnolo, portoghese, italiano)
Clicca su Salva per confermare

Passo 3: Scegli il prodotto e il prezzo

La sezione Prezzo mostra tutti i tuoi prodotti di abbonamento attivi.

Seleziona un prodotto dal menu a tendina
Scegli un prezzo (mensile, annuale, o qualsiasi intervallo che hai configurato)
Imposta la quantità (di solito 1)

Puoi aggiungere più prodotti a un singolo abbonamento se necessario. Clicca il pulsante "+" per aggiungere un'altra linea prodotto.

Passo 4: Configura la durata

Scegli per quanto tempo dura l'abbonamento:

Per sempre: prosegue fino alla cancellazione manuale
Cancellazione a fine periodo: dura un periodo di fatturazione, poi si interrompe
Cancellazione a data specifica: imposta una data di fine esatta

Passo 5: Aggiungi uno sconto (opzionale)

Nella sezione Sconto, puoi applicare un codice coupon all'abbonamento. Questo usa i codici sconto che hai creato in Gymkee Pay > Sconti.

Passo 6: Configura le impostazioni fiscali (opzionale)

Attiva Tassa automatica se vuoi che Stripe calcoli e applichi le tasse automaticamente in base alla posizione del cliente.

Passo 7: Imposta un periodo di prova (opzionale)

Nella sezione Prova, puoi impostare una prova gratuita:

Scegli una data di fine per la prova
Durante la prova, il cliente ha accesso completo senza essere addebitato
La fatturazione inizia automaticamente alla fine della prova

Passo 8: Scegli il metodo di pagamento

Addebito automatico (predefinito)

Stripe addebita automaticamente la carta registrata del cliente
Se il cliente ha metodi di pagamento salvati, puoi selezionare quale carta usare
Questa è l'opzione migliore per una fatturazione ricorrente senza attriti

Invio fattura

Stripe invia un'email di fattura a ogni periodo di fatturazione
Il cliente paga manualmente tramite il link della fattura
Imposta il numero di giorni fino alla scadenza (predefinito: 30)

Se il cliente non ha un metodo di pagamento salvato, il modulo passa automaticamente a "Invio fattura."

Per i nuovi clienti, l'abbonamento crea un link di checkout che condividi con il cliente. Inseriscono i dati della carta sulla pagina di checkout Stripe.

Passo 9: Controlla l'anteprima

Sul lato destro del modulo, un pannello di anteprima mostra:

Cosa verrà addebitato al cliente
L'intervallo di fatturazione
Eventuali sconti applicati
Importi delle tasse (se abilitati)
La prossima data di fatturazione

Passo 10: Crea l'abbonamento

Clicca su Crea abbonamento per finalizzare.

Se il cliente ha una carta registrata:

L'abbonamento inizia immediatamente
Verrai reindirizzato alla pagina di dettaglio dell'abbonamento

Se il cliente deve inserire i dati di pagamento:

Viene generato un link di checkout
Puoi copiare il link e condividerlo con il cliente
Clicca su Copia link e chiudi per salvare il link negli appunti

Gestire gli abbonamenti

Visualizzare tutti gli abbonamenti

Vai a Gymkee Pay > Abbonamenti per vedere tutti i tuoi abbonamenti. Puoi filtrare e cercare per nome del cliente, prodotto o stato.

Stati degli abbonamenti

Aggiornare un abbonamento

Puoi modificare un abbonamento attivo:

Cambiare il prodotto o il prezzo (upgrade/downgrade)
Aggiungere o rimuovere codici sconto
Aggiornare il metodo di pagamento
Cambiare la data di fatturazione

Le modifiche possono essere applicate immediatamente o al prossimo ciclo di fatturazione, a seconda delle impostazioni in Gymkee Pay > Impostazioni > Abbonamenti e fatture.

Cancellare un abbonamento

Per cancellare un abbonamento:

Vai a Gymkee Pay > Abbonamenti
Clicca sull'abbonamento
Usa l'opzione di cancellazione

A seconda delle impostazioni di cancellazione:

A fine periodo: il cliente mantiene l'accesso fino alla fine del periodo di fatturazione corrente
Immediatamente: l'accesso viene revocato subito

Come funzionano i pagamenti falliti

Quando il pagamento di un abbonamento fallisce, ecco cosa succede:

Stripe ritenta il pagamento in base alle tue impostazioni (predefinito: 3 tentativi in 7 giorni)
L'abbonamento passa allo stato Scaduto
Se tutti i tentativi falliscono, l'azione che hai configurato entra in vigore:
- Mettere in pausa l'accesso: il cliente non può accedere ai contenuti ma l'abbonamento resta aperto
- Revocare l'accesso: il cliente perde ogni accesso
- Mantenere l'accesso: il cliente mantiene l'accesso nonostante il mancato pagamento

Puoi configurare queste impostazioni in Gymkee Pay > Impostazioni > Abbonamenti e fatture > Gestione pagamenti falliti.

I pagamenti falliti appaiono anche nella sezione Azioni richieste della tua dashboard.

Prorata: cosa succede nei cambi di piano

Quando un cliente cambia piano a metà ciclo (es. da mensile ad annuale, o da base a premium):

Con prorata abilitata: il cliente riceve un credito per il tempo non utilizzato sul piano attuale, e viene addebitata la differenza per il nuovo piano
Senza prorata: il nuovo prezzo entra in vigore al prossimo ciclo di fatturazione

Configura questo in Gymkee Pay > Impostazioni > Abbonamenti e fatture > Cambi di piano.

Consigli

Usa il metodo di riscossione "Addebito automatico" per i tuoi clienti abituali. Riduce gli attriti e garantisce che i pagamenti arrivino puntuali.
Usa i periodi di prova in modo strategico. Una prova di 7 giorni permette ai clienti di sperimentare il tuo coaching prima di impegnarsi.
Controlla il pannello di anteprima prima di creare un abbonamento. Mostra esattamente cosa verrà addebitato al cliente e quando.
Per i clienti che passano da mensile ad annuale, abilita la prorata così pagano solo la differenza.
Quando crei un abbonamento per un nuovo cliente, scegli "Invita dopo il pagamento" così ottengono l'accesso a Gymkee solo una volta pagato.

Errori comuni

Creare un abbonamento senza un prodotto. Ti serve almeno un prodotto di abbonamento attivo con un prezzo Stripe. Crea i prodotti in Gymkee Pay > Prodotti prima.
Scegliere "Invio fattura" per clienti che preferiscono la fatturazione automatica. La maggior parte dei clienti preferisce pagamenti automatici. Usa l'addebito automatico quando possibile.
Non configurare la gestione dei pagamenti falliti. Senza questa impostazione, i clienti che non pagano mantengono l'accesso completo a tempo indeterminato. Configura i tentativi e le azioni nelle Impostazioni.
Impostare una prova senza comunicare chiaramente la fine. Assicurati che il tuo cliente sappia quando termina la prova e quando inizia la fatturazione.

Risoluzione dei problemi

Problema: non trovo nessun prodotto quando creo un abbonamento

Perché succede: Non hai ancora creato prodotti di abbonamento, oppure i prodotti esistenti non hanno prezzi attivi con ID prezzo Stripe.

Come risolvere: Vai a Gymkee Pay > Prodotti e crea un prodotto con tipo di prezzo "Abbonamento". Assicurati che abbia almeno un prezzo attivo.

Problema: l'abbonamento è bloccato sullo stato "Incompleto"

Perché succede: Il cliente non ha completato il pagamento iniziale tramite il link di checkout.

Come risolvere: Condividi nuovamente il link di checkout con il cliente. Se non riesce ad accedervi, potresti dover cancellare questo abbonamento e crearne uno nuovo.

Problema: al cliente viene addebitato l'importo sbagliato

Perché succede: È stato selezionato il prezzo sbagliato, oppure uno sconto non è stato applicato correttamente.

Come risolvere: Puoi aggiornare l'abbonamento per cambiare il prezzo o aggiungere lo sconto corretto. Controlla se le impostazioni di prorata stanno influenzando l'importo.

Problema: il cliente ha perso l'accesso dopo la cancellazione, anche se il periodo non è finito

Perché succede: L'impostazione di cancellazione è configurata su "Immediatamente" invece di "A fine periodo."

Come risolvere: Controlla le impostazioni di cancellazione in Gymkee Pay > Impostazioni > Abbonamenti e fatture. Cambia a "A fine periodo" se vuoi che i clienti mantengano l'accesso fino alla fine del periodo di fatturazione corrente.

Domande frequenti

D: Un cliente può avere più abbonamenti? Sì. Un cliente può avere più abbonamenti attivi per prodotti diversi.

D: Posso creare un abbonamento per qualcuno che non è cliente Gymkee? Sì. Quando crei un abbonamento, puoi aggiungere un nuovo cliente inserendo la sua email. Puoi anche scegliere di invitarlo su Gymkee contemporaneamente.

D: Cosa succede quando una prova finisce? La fatturazione inizia automaticamente. Al cliente viene addebitato il primo periodo di fatturazione completo. Se il pagamento fallisce, si applica la logica standard dei tentativi.

D: Posso mettere in pausa un abbonamento? Stripe supporta la messa in pausa degli abbonamenti tramite la Dashboard Stripe. In Gymkee, puoi cancellare e ricreare, oppure usare la funzione di pausa di Stripe direttamente.

D: Come offro prezzi diversi per lo stesso servizio? Crea un prodotto con più prezzi (es. mensile a 99 €, annuale a 899 €). Quando crei un abbonamento, scegli quale prezzo usare.

D: Il cliente può cambiare il proprio metodo di pagamento? I clienti possono aggiornare la carta tramite il portale clienti Stripe. Puoi anche aggiornarlo dalla pagina di dettaglio dell'abbonamento.

Configurare i pagamenti ricorrenti per i clienti