Dit artikel is voor personal trainers en coaches die het Gymkee-webplatform gebruiken om hun coachingbedrijf te beheren.
Doelgroep: Coaches en personal trainers | Dit artikel gaat over het Gymkee-webplatform om je coachingbedrijf te beheren.
Wat je gaat leren
- Hoe je je huidige plan en abonnementsstatus bekijkt
- Hoe je je plan upgradet of downgradet
- Hoe je wisselt tussen maandelijkse en jaarlijkse facturering
- Hoe je je facturen en factuurgeschiedenis bekijkt
- Hoe je je abonnement opzegt (en wat er daarna gebeurt)
- Hoe je een opgezegd abonnement hervat
Je huidige plan bekijken
Je huidige plan is op twee plekken in Gymkee zichtbaar.
Vanuit de zijbalk: Kijk onder aan de linkerzijbalk. Je ziet de naam van je plan (bijvoorbeeld "Gymkee Pro"), de badge met je abonnementsstatus, en gebruiksbalken die tonen hoeveel klanten en resources je gebruikt van de limiet van je plan.
Vanuit de pagina met abonnementsinstellingen:
- Klik op Instellingen in de linkerzijbalk
- Klik op Abonnement
- Het tabblad Plan toont de kaart van je huidige plan met de naam van het plan, de status, de prijs en de facturatiecyclus
Je abonnementsstatus kan een van de volgende zijn:
- Actief: Je abonnement loopt en is volledig betaald
- Proefperiode: Je zit in een gratis proefperiode (het aantal resterende dagen wordt getoond)
- Achterstallig: Een betaling is mislukt en moet worden opgelost
- Opgezegd: Je abonnement is opgezegd, maar je hebt nog toegang tot het einde van je huidige facturatieperiode
Je plan upgraden
Als je meer klanten of voedingsfuncties nodig hebt, of limieten wilt verwijderen, kun je op elk moment upgraden naar een hoger plan.
- Ga naar Instellingen > Abonnement
- Klik op het tabblad Plan op Bijwerken
- De planselector opent en toont alle vier de plannen (Starter, Pro, Business, Custom) als kaarten
- Schakel bovenaan tussen Jaarlijks en Maandelijks factureren
- Klik op het plan waarnaar je wilt overschakelen
- Klik op Upgraden
- Bekijk de prijsopbouw (subtotaal, btw, totaal) op het voorbeeldscherm
- Als er een betaling nodig is, selecteer of voeg dan een betaalmethode toe
- Klik op Bijwerken om te bevestigen
De wijziging gaat onmiddellijk in. Je wordt een naar rato berekend bedrag in rekening gebracht voor de rest van je huidige facturatiecyclus.
Belangrijk: Als je in een gratis proefperiode zit, start het klikken op de upgradeknop een nieuw betaald abonnement. De proefperiode eindigt en de facturering begint meteen.
Je plan downgraden
Je kunt overschakelen naar een lager plan als je bepaalde functies niet meer nodig hebt.
Het proces is hetzelfde als upgraden: ga naar Instellingen > Abonnement > Bijwerken, selecteer het lagere plan en bevestig.
Er is één beperking: Gymkee laat je niet downgraden naar een plan dat minder klanten ondersteunt dan je momenteel actief hebt. Als je bijvoorbeeld 12 actieve klanten hebt, kun je niet overschakelen naar Starter (die 5 klanten ondersteunt). Je zou eerst het aantal actieve klanten moeten verlagen, of een plan kiezen dat past.
Wanneer je downgradet, worden functies die niet in het nieuwe plan zitten (zoals voeding op Starter) onbeschikbaar. Je bestaande gegevens blijven behouden, maar je hebt er geen toegang toe en kunt ze niet bewerken totdat je weer upgradet.
Wisselen tussen maandelijks en jaarlijks
Het wisselen van je facturatiecyclus gebeurt vanaf hetzelfde scherm om je plan bij te werken.
- Ga naar Instellingen > Abonnement
- Klik op Bijwerken
- Schakel boven aan de planselector tussen Jaarlijks en Maandelijks
- Selecteer je huidige plan (of een ander)
- Bevestig de wijziging
Overschakelen naar jaarlijks: Je bespaart 2 maanden facturering. De jaarprijs wordt op elke plankaart getoond. Zo kost Pro jaarlijks $790/jaar in plaats van $948 (12 maanden à $79/maand).
Overschakelen naar maandelijks: Je begint maandelijks te betalen op de volgende facturatiedatum. Er geldt geen besparing.
Tip: Als je op een maandelijks plan zit, toont Gymkee een melding op het tabblad Plan met het voorstel om over te schakelen naar jaarlijks om geld te besparen. Je kunt daar op de knop klikken om direct naar de jaaroptie te gaan.
Je facturen bekijken
Gymkee gebruikt Stripe voor de facturering. Je facturen zijn toegankelijk via het Stripe-facturatieportaal.
- Ga naar Instellingen > Abonnement
- Klik op het tabblad Facturen
- Klik op Facturen bekijken
Dit opent het Stripe-facturatieportaal in een nieuw browsertabblad. Daar kun je:
- Alle eerdere facturen bekijken
- Facturen downloaden als pdf
- De betalingsgeschiedenis en datums bekijken
- De details van de aankomende factuur bekijken
Je betaalmethode bijwerken
Betaalmethodes worden beheerd via het Stripe-facturatieportaal.
- Ga naar Instellingen > Abonnement > tabblad Facturen
- Klik op Facturen bekijken
- Werk in het Stripe-portaal je kaart of betaalmethode bij
Als je een achterstallige betaling hebt, toont Gymkee een directe link op het tabblad Plan om die op te lossen. Klik op de betaallink en volg de instructies om de betaling te voltooien.
Je abonnement opzeggen
Je kunt je Gymkee-abonnement op elk moment opzeggen. Er is geen verplichting op Starter, Pro of Business (Custom heeft een verplichting van 12 of 24 maanden).
- Ga naar Instellingen > Abonnement
- Klik op Bijwerken
- Klik onder aan de planselector op Abonnement opzeggen (rode knop)
- Er verschijnt een bevestigingsvenster met de vraag of je het zeker weet
- Klik op Bevestigen
- Gymkee vraagt je om een reden voor de opzegging te selecteren en feedback te geven
- Klik op Bevestigen om de opzegging af te ronden
Wat er na de opzegging gebeurt:
- Je abonnement blijft actief tot het einde van je huidige facturatieperiode
- Je behoudt gedurende deze tijd volledige toegang tot alle functies
- Er verschijnt een bericht op je plankaart met de exacte datum waarop je toegang eindigt
- Er worden geen verdere kosten in rekening gebracht
Wat je verliest wanneer je toegang eindigt:
- Je kunt geen klanten meer beheren, programma's maken of Gymkee-tools gebruiken
- Je klanten verliezen de toegang tot Gymkee op hun mobiele app
- Je gegevens blijven behouden en zijn beschikbaar als je opnieuw een abonnement neemt
Een opgezegd abonnement hervatten
Als je hebt opgezegd maar van gedachten bent veranderd vóór het einde van je facturatieperiode, kun je je abonnement hervatten.
- Ga naar Instellingen > Abonnement
- Klik op je plankaart op Abonnement hervatten
Je abonnement wordt onmiddellijk opnieuw geactiveerd. De facturering gaat door zoals voorheen en de opzegging gaat niet in.
Deze optie is alleen beschikbaar vóórdat je huidige facturatieperiode eindigt. Zodra de periode voorbij is en de toegang is verwijderd, moet je je op een nieuw plan abonneren.
Tips
- Bespaar met jaarlijkse facturering. 73% van de Gymkee-coaches kiest voor jaarlijkse facturering en bespaart 2 maanden. Als je op een maandelijks plan zit en tevreden bent met Gymkee, is overschakelen naar jaarlijks een goede zet.
- Controleer je gebruik voordat je downgradet. Bekijk de gebruiksbalken in je zijbalk om te zien hoeveel klanten en resources je gebruikt. Zorg dat het plan waarnaar je overschakelt je huidige aantallen aankan.
- Houd je betaalmethode up-to-date. Als je kaart verloopt of een betaling mislukt, gaat je abonnement naar de status "achterstallig". Los dit snel op om onderbrekingen voor je klanten te voorkomen.
Veelgemaakte fouten
- Proberen te downgraden met te veel actieve klanten. Als je 20 klanten hebt en probeert over te schakelen naar Starter (limiet van 5 klanten), is de downgradeknop uitgeschakeld met de melding "Te veel klanten". Verlaag eerst je aantal klanten.
- Opzegging verwarren met onmiddellijk verlies van toegang. Wanneer je opzegt, behoud je toegang tot het einde van je facturatieperiode. Je wordt niet meteen buitengesloten.
- Vergeten te hervatten voordat de periode eindigt. Als je opzegt en terug wilt komen, hervat dan vóórdat je facturatieperiode voorbij is. Daarna moet je je opnieuw abonneren vanaf nul.
Problemen oplossen
Probleem: Mijn abonnement toont "achterstallig"
Waarom dit gebeurt: Een betaling is mislukt, meestal omdat je kaart is verlopen, is geweigerd of onvoldoende saldo heeft.
Hoe je het oplost: Klik op de betaallink op je tabblad Plan, of ga naar het tabblad Facturen en werk je betaalmethode bij via het Stripe-portaal. Zodra de betaling slaagt, keert je abonnement terug naar actief.
Probleem: Ik kan niet downgraden naar een lager plan
Waarom dit gebeurt: Je huidige aantal actieve klanten overschrijdt de limiet van het plan waarnaar je wilt overschakelen.
Hoe je het oplost: Ga naar je klantenlijst en deactiveer of archiveer klanten totdat je aantal binnen de limiet van het gewenste plan valt. Probeer daarna de downgrade opnieuw.
Probleem: Ik heb opgezegd maar word nog steeds gefactureerd
Waarom dit gebeurt: Dit zou niet mogen gebeuren. Opzeggen stopt alle toekomstige kosten. Als je na het opzeggen een afschrijving ziet, is die mogelijk voor de periode die al liep toen je opzegde (wat verwacht wordt).
Hoe je het oplost: Controleer de datum van de afschrijving. Als die binnen je laatste actieve facturatieperiode valt, is het normaal. Als je denkt dat je ten onrechte bent gefactureerd nadat je toegang was geëindigd, neem dan contact op met Gymkee-support.
Probleem: Ik zit op een oud plan en wil upgraden
Waarom dit gebeurt: Oude plannen (Essential, Standard, Rockstar) zijn oudere plannen die niet meer aan nieuwe gebruikers worden aangeboden.
Hoe je het oplost: Ga naar Instellingen > Abonnement > Bijwerken en kies een van de huidige plannen (Starter, Pro, Business of Custom). Je oude plan wordt vervangen. Als je op Essential zit met add-ons, kan het bijwerkscherm een plan voorstellen dat die functies al bevat.
Gerelateerde artikelen
- Gymkee-plannen en -prijzen: Complete gids
