Dieser Artikel richtet sich an Trainer und Coaches, die Gymkee nutzen, um ihr Coaching-Geschäft zu verwalten.

Zielgruppe: Trainer und Personal Trainer | Dieser Artikel behandelt die Gymkee-Webplattform zur Verwaltung deines Coaching-Geschäfts.

Was du lernen wirst

• Wie du Rechnungen erstellst und an Kunden sendest
• Wie du bestehende Kunden oder neue Kunden berechnest
• Wie du mehrere Positionen hinzufügst, Fälligkeitsdaten festlegst und Memos hinzufügst
• Wie du den Rechnungsstatus verfolgst und mit fehlgeschlagenen oder überfälligen Rechnungen umgehst

Wann Rechnungen sinnvoll sind

Rechnungen eignen sich perfekt für einmalige Beträge. Nutze sie, wenn du einem Kunden etwas berechnen möchtest für:

• Ein Erstgespräch oder Assessment
• Ein Trainingspaket oder individuelles Programm
• Equipment, Nahrungsergänzung oder andere Extras
• Jede Dienstleistung, die kein wiederkehrendes Abonnement ist

Jede Rechnung wird per E-Mail an den Kunden gesendet. Er erhält einen Link zu einer sicheren, von Stripe gehosteten Zahlungsseite, auf der er mit Karte bezahlen kann.

Eine Rechnung erstellen

Von der Transaktionsseite

1. Gehe zu Gymkee Pay > Transaktionen
2. Klicke oben rechts auf den Button Zahlung erstellen
3. Wähle Rechnung aus dem Dropdown-Menü

Dies öffnet das Rechnungsformular.

Von der Rechnungsseite

Du kannst auch direkt zu Gymkee Pay > Rechnungen gehen und von dort eine erstellen.

Das Rechnungsformular ausfüllen

Schritt 1: Kunden auswählen

Du hast zwei Optionen:

Bestehenden Kunden auswählen

• Nutze das Dropdown-Menü, um einen Kunden nach Name oder E-Mail zu suchen
• Wenn du einen Kunden auswählst, wird seine E-Mail automatisch eingetragen

Daten manuell eingeben

• Klicke auf Manuell eingeben, um zur manuellen Eingabe zu wechseln
• Gib die E-Mail-Adresse des Kunden ein (erforderlich)
• Füge optional seinen Namen hinzu

Das ist nützlich, um jemanden abzurechnen, der noch kein Gymkee-Kunde ist.

Schritt 2: Positionen hinzufügen

Jede Rechnung braucht mindestens eine Position.

• Beschreibung: Wofür du abrechnest (z. B. „3-Monats-Trainingsprogramm")
• Betrag: Der Preis für diese Position (in deiner Währung)

Klicke auf Position hinzufügen, um weitere Positionen hinzuzufügen. Jede Position hat ihre eigene Beschreibung und ihren eigenen Betrag.

Um eine Position zu entfernen, klicke auf das Papierkorb-Symbol daneben (nur verfügbar, wenn du mehr als eine Position hast).

Die Gesamtsumme aktualisiert sich automatisch, wenn du Positionen hinzufügst oder änderst.

Schritt 3: Fälligkeitsdatum festlegen

Wähle, wie viele Tage der Kunde zum Bezahlen hat:

• Standard sind 30 Tage
• Du kannst jeden Wert zwischen 1 und 365 Tagen festlegen

Schritt 4: Memo hinzufügen (optional)

Füge der Rechnung eine persönliche Notiz hinzu. Diese erscheint auf der Rechnung, die der Kunde erhält. Nutze sie für:

• Zahlungshinweise
• Eine Dankesnachricht
• Details zur Dienstleistung

Schritt 5: Rechnung senden

Klicke auf Rechnung senden, um sie sofort zu erstellen und zu versenden. Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link zum Bezahlen.

Nach dem Versand wirst du zur Rechnungsdetailseite weitergeleitet, auf der du den Status verfolgen kannst.

Rechnungsstatus

| | | | | | | Status | Bedeutung | | Offen | Die Rechnung wurde gesendet, Zahlung steht aus | | Bezahlt | Der Kunde hat die Rechnung bezahlt | | Überfällig | Das Fälligkeitsdatum ist ohne Zahlung verstrichen | | Storniert | Die Rechnung wurde manuell storniert | | Entwurf | Die Rechnung existiert, wurde aber noch nicht gesendet | | Uneinbringlich | Die Zahlung ist fehlgeschlagen und kann nicht eingezogen werden |

Rechnungen verfolgen

Von der Rechnungsliste

Gehe zu Gymkee Pay > Rechnungen, um alle deine Rechnungen mit aktuellem Status zu sehen.

Von der Transaktionsseite

Gehe zu Gymkee Pay > Transaktionen, um alle Zahlungen zu sehen, einschließlich Rechnungszahlungen. Du kannst nach Status filtern:

• Alle: Alles anzeigen
• Erfolgreich: Zahlungen, die durchgegangen sind
• Fehlgeschlagen: Zahlungen, die nicht funktioniert haben
• Unvollständig: Zahlungen, die auf eine Aktion warten
• Erstattet: Zahlungen, die erstattet wurden

Statistikübersicht

Oben auf der Transaktionsseite siehst du:

• Nettoumsatz: Gesamtumsatz abzüglich Erstattungen
• Erfolgreich: Anzahl erfolgreicher Zahlungen
• Fehlgeschlagen: Anzahl fehlgeschlagener Zahlungen
• Fehlerquote: Prozentsatz fehlgeschlagener Zahlungen

Was passiert, wenn ein Kunde bezahlt

Wenn ein Kunde auf den Zahlungslink in seiner Rechnungs-E-Mail klickt:

1. Er sieht eine von Stripe gehostete Checkout-Seite mit deinem Branding
2. Er gibt seine Kartendaten ein
3. Die Zahlung wird sofort verarbeitet
4. Der Rechnungsstatus ändert sich auf „Bezahlt"
5. Sowohl du als auch der Kunde erhalten eine Bestätigung

Wenn du Zugriffsregeln eingerichtet hast, wird der Zugang des Kunden zu Gymkee-Inhalten automatisch basierend auf seinem Zahlungsstatus aktualisiert.

Umgang mit überfälligen Rechnungen

Wenn eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschreitet:

1. Der Status ändert sich auf Überfällig
2. Wenn du Regeln für überfällige Rechnungen konfiguriert hast (Gymkee Pay > Einstellungen > Zugriffsregeln > Überfällige Rechnung), kann der Zugang des Kunden nach einer festgelegten Anzahl von Tagen automatisch eingeschränkt werden
3. Die Rechnung erscheint im Bereich Erforderliche Aktionen deines Dashboards

Zum Nachfassen:

• Sende dem Kunden eine Erinnerung (Gymkee sendet keine automatischen Erinnerungen für einmalige Rechnungen)
• Du kannst die Rechnung stornieren und bei Bedarf eine neue erstellen

Neue Kunden abrechnen (nicht auf Gymkee)

Du kannst Rechnungen an Personen senden, die noch keine Gymkee-Kunden sind. Beim Erstellen einer Rechnung:

1. Klicke im Kundenbereich auf Manuell eingeben
2. Gib ihre E-Mail und ihren Namen ein
3. Sende die Rechnung

Die Person erhält die Rechnung per E-Mail und kann ohne Gymkee-Konto bezahlen.

Wenn du sie auch zu Gymkee einladen möchtest, kannst du das separat über deine Kundenseite tun.

Tipps

• Verwende klare, beschreibende Positionsbezeichnungen. „3-Monats-Transformationsprogramm (Jan-März 2026)" ist viel besser als „Training".
• Setze Fälligkeitsdaten, die für deine Kunden sinnvoll sind. Bei großen Beträgen erwäge 14 bis 30 Tage. Bei kleineren Beträgen halten 7 Tage die Dinge in Bewegung.
• Prüfe deine Transaktionsseite regelmäßig auf fehlgeschlagene oder unvollständige Zahlungen. Schnelles Handeln vermeidet Umsatzverluste.
• Halte deine Memos professionell, aber persönlich. Ein einfaches „Danke für dein Vertrauen! Ich freue mich auf die Zusammenarbeit." macht den Unterschied.

Häufige Fehler

• Eine Rechnung senden, ohne die E-Mail-Adresse zu prüfen. Überprüfe die E-Mail, bevor du auf Senden klickst. Der Kunde erhält die Rechnung nicht, wenn die E-Mail falsch ist, und du bekommst keine Fehlermeldung.
• Ein zu kurzes Fälligkeitsdatum setzen. Jemandem 1 Tag zum Bezahlen zu geben, kann aufdringlich wirken. Nutze mindestens 7 Tage für eine gute Kundenerfahrung.
• Die Gesamtsumme vor dem Senden nicht prüfen. Beträge werden pro Position eingegeben. Stelle sicher, dass die Gesamtsumme unten dem entspricht, was du berechnen möchtest.
• Positionsbeschreibungen vergessen. Eine Rechnung mit „Dienstleistung" und einer Zahl ist nicht hilfreich. Sei konkret, damit Kunden genau wissen, wofür sie bezahlen.

Fehlerbehebung

Problem: Kunde sagt, er hat die Rechnung nicht erhalten

Warum das passiert: Die E-Mail ist möglicherweise im Spam gelandet, oder die E-Mail-Adresse ist falsch.

So behebst du es: Bitte den Kunden, seinen Spam-Ordner zu prüfen. Überprüfe die E-Mail-Adresse auf der Rechnung. Falls nötig, storniere die Rechnung und erstelle eine neue mit der richtigen E-Mail.

Problem: Rechnungszahlung fehlgeschlagen

Warum das passiert: Die Karte des Kunden wurde abgelehnt (unzureichende Deckung, abgelaufene Karte oder Banksperre).

So behebst du es: Der Kunde kann es mit einer anderen Karte erneut versuchen, indem er auf den Zahlungslink in seiner E-Mail klickt. Du kannst die Rechnung auch erneut senden oder eine neue erstellen.

Problem: Rechnung kann nicht erstellt werden

Warum das passiert: Dein Stripe-Konto ist möglicherweise nicht vollständig verifiziert, oder Zahlungen sind noch nicht aktiviert.

So behebst du es: Gehe zu Gymkee Pay > Einstellungen > Allgemein und prüfe deinen Verifizierungsstatus. Schließe alle ausstehenden Anforderungen ab.

FAQ

F: Kann ich eine Rechnung nach dem Versand bearbeiten? Nein. Sobald eine Rechnung gesendet wurde, kann sie nicht mehr geändert werden. Du kannst sie stornieren und eine neue mit den richtigen Angaben erstellen.

F: Braucht der Kunde ein Gymkee-Konto zum Bezahlen? Nein. Die Rechnungszahlung erfolgt über eine Stripe-Checkout-Seite. Jeder mit dem Zahlungslink kann bezahlen.

F: Kann ich einen Rabatt auf eine Rechnung anwenden? Ja. Du kannst beim Erstellen der Rechnung einen Rabattcode anwenden.

F: Welche Währung wird für die Rechnung verwendet? Rechnungen verwenden deine Standardwährung (festgelegt bei der Stripe-Einrichtung). Diese basiert auf deinem Land.

F: Kann ich Rechnungen an mehrere Kunden gleichzeitig senden? Derzeit werden Rechnungen einzeln erstellt. Jede Rechnung ist für einen Kunden.

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