Cet article est destiné aux coachs sportifs qui utilisent Gymkee pour gérer leur activité de coaching.

Public : Coachs et préparateurs physiques | Cet article concerne la plateforme web Gymkee pour gérer ton activité de coaching.

Ce que tu vas apprendre

• Comment créer et envoyer des factures à tes clients
• Comment facturer des clients existants ou de nouveaux clients
• Comment ajouter plusieurs lignes, définir des échéances et ajouter des mémos
• Comment suivre le statut des factures et gérer les paiements échoués ou en retard

Quand utiliser les factures

Les factures sont parfaites pour les paiements ponctuels. Utilise-les quand tu dois facturer un client pour :

• Une évaluation initiale ou une consultation
• Un pack d'entraînement ou un programme personnalisé
• Du matériel, des compléments ou d'autres extras
• Tout service qui n'est pas un abonnement récurrent

Chaque facture est envoyée par e-mail au client. Il reçoit un lien vers une page de paiement sécurisée hébergée par Stripe où il peut payer par carte.

Créer une facture

Depuis la page Transactions

1. Va dans Gymkee Pay > Transactions
2. Clique sur le bouton Créer un paiement (en haut à droite)
3. Sélectionne Facture dans le menu déroulant

Cela ouvre le formulaire de création de facture.

Depuis la page de création de facture

Tu peux aussi aller directement dans Gymkee Pay > Factures et créer depuis là.

Remplir le formulaire de facture

Étape 1 : Choisir le client

Tu as deux options :

Sélectionner un client existant

• Utilise le menu déroulant pour chercher un client par nom ou e-mail
• Quand tu sélectionnes un client, son e-mail est automatiquement renseigné

Saisir les informations manuellement

• Clique sur Saisie manuelle pour passer en mode manuel
• Tape l'adresse e-mail du client (obligatoire)
• Ajoute éventuellement son nom

C'est utile pour facturer quelqu'un qui n'est pas encore client sur Gymkee.

Étape 2 : Ajouter les lignes de facturation

Chaque facture a besoin d'au moins une ligne.

• Description : Ce que tu factures (par exemple, « Programme d'entraînement 3 mois »)
• Montant : Le prix de cet élément (dans ta devise)

Clique sur Ajouter un élément pour ajouter d'autres lignes. Chaque ligne a sa propre description et son montant.

Pour supprimer une ligne, clique sur l'icône de corbeille à côté (disponible uniquement quand tu as plus d'une ligne).

Le total se met à jour automatiquement quand tu ajoutes ou modifies des lignes.

Étape 3 : Définir la date d'échéance

Choisis le nombre de jours dont dispose le client pour payer :

• Par défaut : 30 jours
• Tu peux définir n'importe quelle valeur entre 1 et 365 jours

Étape 4 : Ajouter un mémo (optionnel)

Ajoute une note personnelle à la facture. Elle apparaît sur la facture que le client reçoit. Utilise-la pour :

• Des instructions de paiement
• Un message de remerciement
• Des détails sur le service

Étape 5 : Envoyer la facture

Clique sur Envoyer la facture pour la créer et l'envoyer immédiatement. Le client reçoit un e-mail avec un lien pour payer.

Après l'envoi, tu es redirigé vers la page de détail de la facture où tu peux suivre son statut.

Statuts des factures

| | | | | | | Statut | Signification | | Ouverte | La facture a été envoyée, en attente de paiement | | Payée | Le client a payé la facture | | En retard | La date d'échéance est dépassée sans paiement | | Annulée | La facture a été manuellement annulée | | Brouillon | La facture existe mais n'a pas encore été envoyée | | Non recouvrable | Le paiement a échoué et ne peut pas être collecté |

Suivre tes factures

Depuis la liste des factures

Va dans Gymkee Pay > Factures pour voir toutes tes factures avec leur statut actuel.

Depuis la page Transactions

Va dans Gymkee Pay > Transactions pour voir tous les paiements, y compris les paiements de factures. Tu peux filtrer par statut :

• Tout : Tout afficher
• Réussis : Les paiements qui sont passés
• Échoués : Les paiements qui n'ont pas fonctionné
• Incomplets : Les paiements en attente d'action
• Remboursés : Les paiements qui ont été remboursés

Aperçu des statistiques

En haut de la page Transactions, tu verras :

• Revenu net : Revenu total moins les remboursements
• Réussis : Nombre de paiements réussis
• Échoués : Nombre de paiements échoués
• Taux d'échec : Pourcentage de paiements échoués

Ce qui se passe quand un client paie

Quand un client clique sur le lien de paiement dans son e-mail de facture :

1. Il voit une page de paiement Stripe avec ton branding
2. Il saisit les détails de sa carte
3. Le paiement est traité instantanément
4. Le statut de la facture passe à « Payée »
5. Toi et le client recevez une confirmation

Si tu as configuré des règles d'accès, l'accès du client au contenu Gymkee est automatiquement mis à jour en fonction de son statut de paiement.

Gérer les factures en retard

Quand une facture dépasse sa date d'échéance :

1. Le statut passe à En retard
2. Si tu as configuré des règles pour les factures en retard (Gymkee Pay > Paramètres > Règles d'accès > Facture en retard), l'accès du client peut être automatiquement restreint après un nombre de jours défini
3. La facture apparaît dans la section Actions requises de ton tableau de bord

Pour relancer :

• Envoie un rappel au client (Gymkee n'envoie pas de rappels automatiques pour les factures ponctuelles)
• Tu peux annuler la facture et en créer une nouvelle si nécessaire

Facturer de nouveaux clients (pas sur Gymkee)

Tu peux envoyer des factures à des personnes qui ne sont pas encore clientes sur Gymkee. Lors de la création d'une facture :

1. Clique sur Saisie manuelle dans la section client
2. Saisis leur e-mail et leur nom
3. Envoie la facture

La personne reçoit la facture par e-mail et peut payer sans avoir de compte Gymkee.

Si tu veux aussi l'inviter sur Gymkee, tu peux le faire séparément depuis ta page Clients.

Conseils

• Utilise des noms de lignes clairs et descriptifs. « Programme transformation 3 mois (jan-mars 2026) » est bien mieux que « Entraînement ».
• Définis des échéances qui ont du sens pour tes clients. Pour les gros montants, envisage 14-30 jours. Pour les petits montants, 7 jours permet de garder le rythme.
• Consulte ta page Transactions régulièrement pour repérer les paiements échoués ou incomplets. Agir vite sur ceux-ci évite les pertes de revenus.
• Garde tes mémos professionnels mais personnels. Un simple « Merci pour ta confiance ! Hâte de travailler ensemble. » fait la différence.

Erreurs fréquentes

• Envoyer une facture sans vérifier l'adresse e-mail. Vérifie bien l'e-mail avant de cliquer sur Envoyer. Le client ne recevra pas la facture si l'e-mail est incorrect, et tu n'auras pas de message d'erreur.
• Définir une échéance trop courte. Donner 1 jour pour payer peut sembler insistant. Utilise au moins 7 jours pour une bonne expérience client.
• Ne pas vérifier le total avant d'envoyer. Les montants sont saisis par ligne. Vérifie que le total en bas correspond à ce que tu veux facturer.
• Oublier d'ajouter des descriptions aux lignes. Une facture avec « Service » et un nombre n'est pas utile. Sois précis pour que les clients sachent exactement ce qu'ils paient.

Dépannage

Problème : Le client dit qu'il n'a pas reçu la facture

Pourquoi : L'e-mail a peut-être atterri dans les spams, ou l'adresse e-mail est incorrecte.

Comment résoudre : Demande au client de vérifier son dossier spam. Vérifie l'adresse e-mail sur la facture. Si nécessaire, annule la facture et crées-en une nouvelle avec le bon e-mail.

Problème : Le paiement de la facture a échoué

Pourquoi : La carte du client a été refusée (fonds insuffisants, carte expirée, ou restriction bancaire).

Comment résoudre : Le client peut réessayer avec une autre carte en cliquant sur le lien de paiement dans son e-mail. Tu peux aussi renvoyer la facture ou en créer une nouvelle.

Problème : Impossible de créer une facture

Pourquoi : Ton compte Stripe n'est peut-être pas entièrement vérifié, ou les paiements ne sont pas encore activés.

Comment résoudre : Va dans Gymkee Pay > Paramètres > Général et vérifie ton statut de vérification. Termine toutes les exigences en attente.

FAQ

Q : Puis-je modifier une facture après l'avoir envoyée ? Non. Une fois envoyée, une facture ne peut pas être modifiée. Tu peux l'annuler et en créer une nouvelle avec les bons détails.

Q : Le client a-t-il besoin d'un compte Gymkee pour payer ? Non. Le paiement de la facture se fait via une page Stripe. N'importe qui avec le lien de paiement peut payer.

Q : Puis-je appliquer une réduction à une facture ? Oui. Tu peux appliquer un code de réduction lors de la création de la facture.

Q : Quelle devise est utilisée pour la facture ? Les factures utilisent ta devise par défaut (définie lors de la configuration Stripe). Elle est basée sur ton pays.

Q : Puis-je envoyer des factures à plusieurs clients en même temps ? Actuellement, les factures sont créées une par une. Chaque facture est pour un seul client.

Articles connexes

• Se faire payer avec Gymkee Pay : guide complet
• Configurer Gymkee Pay (Stripe Connect)
• Configurer les paiements récurrents pour tes clients
• Liens de paiement et réductions