この記事は、コーチング業務を管理するためにGymkeeウェブプラットフォームを利用するパーソナルトレーナー・コーチ向けです。
対象: コーチ・パーソナルトレーナー | この記事は、コーチング業務を管理するためのGymkeeウェブプラットフォームについて説明しています。
この記事でわかること
- クライアントに請求書を作成して送る方法
- 既存のクライアントや新規顧客に請求する方法
- 複数の明細行の追加、支払期日の設定、メモの追加方法
- 請求書のステータスの確認方法と、失敗・期限切れの請求書への対応方法
請求書を使うタイミング
請求書は一回限りの支払いに最適です。次のような費用をクライアントに請求するときに使いましょう。
- 初回のアセスメントやカウンセリング
- トレーニングパッケージやカスタムプログラム
- 器具、サプリメント、その他の追加オプション
- 定期サブスクリプションではないサービス
各請求書はクライアントのメールに送信されます。クライアントは、Stripeがホストする安全な支払いページへのリンクを受け取り、カードで支払えます。
請求書を作成する
トランザクションページから
- Gymkee Pay > Transactions（Gymkee Pay > トランザクション）に移動します
- 右上のCreate payment（支払いを作成）ボタンをクリックします
- ドロップダウンからInvoice（請求書）を選択します
これで請求書作成フォームが開きます。
請求書作成ページから
Gymkee Pay > Invoices（Gymkee Pay > 請求書）に直接移動してそこから作成することも、/gymkee-pay/invoices/create に移動することもできます。
請求書フォームを入力する
ステップ1: 顧客を選ぶ
2つの方法があります。
既存のクライアントを選択する
- クライアントのドロップダウンを使って、名前またはメールアドレスでクライアントを検索します
- クライアントを選択すると、そのメールアドレスが自動的に入力されます
手動で詳細を入力する
- Enter manually（手動で入力）をクリックして手動入力に切り替えます
- 顧客のメールアドレスを入力します（必須）
- 必要に応じて名前を追加します
これは、まだGymkeeのクライアントではない人に請求するときに便利です。
ステップ2: 明細行を追加する
各請求書には少なくとも1つの明細行が必要です。
- Description（説明）: 何に対する請求か（例:「3か月トレーニングプログラム」）
- Amount（金額）: この項目の価格（あなたの通貨で）
Add item（項目を追加）をクリックすると、さらに明細行を追加できます。各項目には独自の説明と金額があります。
項目を削除するには、その横のゴミ箱アイコンをクリックします（項目が2つ以上ある場合のみ利用できます）。
項目を追加・変更すると、total（合計）が自動的に更新されます。
ステップ3: 支払期日を設定する
クライアントが支払うまでの日数を選びます。
- デフォルトは30日です
- 1日から365日の間で任意の値を設定できます
ステップ4: メモを追加する（任意）
請求書に個人的なメモを追加します。これはクライアントが受け取る請求書に表示されます。次のような用途に使いましょう。
- 支払いの案内
- 感謝のメッセージ
- サービスに関する詳細
ステップ5: 請求書を送る
Send invoice（請求書を送信）をクリックすると、すぐに作成して送信されます。クライアントは支払い用のリンクが記載されたメールを受け取ります。
送信後は請求書の詳細ページにリダイレクトされ、そこでステータスを確認できます。
請求書のステータス
| | | | | | | ステータス | 意味 | | Open | 請求書が送信され、支払い待ちです | | Paid | クライアントが請求書を支払いました | | Overdue | 支払いがないまま期日が過ぎました | | Void | 請求書が手動で無効化（キャンセル）されました | | Draft | 請求書は存在しますが、まだ送信されていません | | Uncollectible | 支払いが失敗し、回収できません |
請求書を追跡する
請求書一覧から
Gymkee Pay > Invoices（Gymkee Pay > 請求書）に移動すると、すべての請求書を現在のステータスとともに確認できます。
トランザクションページから
Gymkee Pay > Transactions（Gymkee Pay > トランザクション）に移動すると、請求書の支払いを含むすべての支払いを確認できます。ステータスで絞り込めます。
- All: すべて
- Succeeded: 完了した支払い
- Failed: うまくいかなかった支払い
- Incomplete: 対応待ちの支払い
- Refunded: 返金された支払い
統計の概要
トランザクションページの上部には、次の項目が表示されます。
- Net revenue: 返金を差し引いた総収益
- Succeeded: 成功した支払いの件数
- Failed: 失敗した支払いの件数
- Failure rate: 失敗した支払いの割合
クライアントが支払うと何が起こるか
クライアントが請求書メールの支払いリンクをクリックすると:
- あなたのブランドが表示されたStripeホストのチェックアウトページが表示されます
- クライアントがカード情報を入力します
- 支払いが即座に処理されます
- 請求書のステータスが「Paid」に変わります
- あなたとクライアントの両方に確認が届きます
アクセスルールを設定している場合、クライアントのGymkeeコンテンツへのアクセスは支払いステータスに応じて自動的に更新されます。
期限切れの請求書に対応する
請求書が支払期日を過ぎると:
- ステータスがOverdue（期限切れ）に変わります
- 期限切れのルールを設定している場合（Gymkee Pay > Settings > Access rules > Invoice overdue）、設定した日数が経過した後にクライアントのアクセスを自動的に制限できます
- 請求書がダッシュボードのActions required（要対応）セクションに表示されます
フォローアップするには:
- クライアントにリマインダーを送ります（Gymkeeは一回限りの請求書のリマインダーを自動送信しません）
- 必要に応じて請求書を無効化して、新しいものを作成できます
新規顧客（Gymkee未登録）に請求する
まだGymkeeのクライアントではない人にも請求書を送れます。請求書を作成するとき:
- 顧客のセクションでEnter manually（手動で入力）をクリックします
- メールアドレスと名前を入力します
- 請求書を送信します
その人はメールで請求書を受け取り、Gymkeeアカウントがなくても支払えます。
その人をGymkeeに招待したい場合は、クライアントページから別途招待できます。
ヒント
- わかりやすく具体的な明細行の名前を使いましょう。「3か月トランスフォーメーションプログラム（2026年1月～3月）」は「トレーニング」よりずっと親切です。
- クライアントに合った支払期日を設定しましょう。高額の場合は14～30日の猶予を検討しましょう。少額の場合は7日にすると物事がスムーズに進みます。
- 失敗した支払いや未完了の支払いがないか、トランザクションページを定期的に確認しましょう。すばやく対応すれば収益の損失を防げます。
- メモはプロフェッショナルかつ人間味のあるものに保ちましょう。「ご信頼いただきありがとうございます！一緒に頑張れるのを楽しみにしています。」といった一言が大きな効果を生みます。
よくある間違い
- メールアドレスを確認せずに請求書を送る。 送信をクリックする前に、メールアドレスを二重に確認しましょう。メールアドレスが間違っていると、クライアントは請求書を受け取れず、しかもエラーメッセージも表示されません。
- 支払期日が短すぎる。 支払いに1日しか与えないと、押しつけがましく感じられることがあります。良いクライアント体験のために、少なくとも7日は設けましょう。
- 送信前に合計を確認しない。 金額は項目ごとに入力します。下部の合計が請求したい金額と一致しているか確認しましょう。
- 項目の説明を追加し忘れる。 「サービス」と数字だけの請求書は親切ではありません。クライアントが何に対して支払っているのか正確にわかるよう、具体的に書きましょう。
トラブルシューティング
問題: クライアントが請求書を受け取っていないと言う
原因: メールが迷惑メールに振り分けられたか、メールアドレスが間違っている可能性があります。
対処法: クライアントに迷惑メールフォルダを確認してもらいましょう。請求書のメールアドレスを確認してください。必要なら請求書を無効化して、正しいメールアドレスで新しく作成しましょう。
問題: 請求書の支払いが失敗した
原因: クライアントのカードが拒否されました（残高不足、有効期限切れ、銀行の制限など）。
対処法: クライアントはメールの支払いリンクをクリックして、別のカードで再度試すことができます。請求書を再送するか、新しく作成することもできます。
問題: 請求書を作成できない
原因: Stripeアカウントが完全に認証されていないか、まだ課金が有効になっていない可能性があります。
対処法: Gymkee Pay > Settings > General に移動して認証状況を確認してください。保留中の要件があれば完了させましょう。
よくある質問
Q: 送信後に請求書を編集できますか？ いいえ。一度送信した請求書は変更できません。無効化して、正しい内容で新しく作成することはできます。
Q: クライアントが支払うにはGymkeeアカウントが必要ですか？ いいえ。請求書の支払いはStripeのチェックアウトページで処理されます。支払いリンクを持っている人なら誰でも支払えます。
Q: 請求書に割引を適用できますか？ はい。請求書を作成するときに割引コードを適用できます。
Q: 請求書ではどの通貨が使われますか？ 請求書はデフォルトの通貨（Stripeのオンボーディング時に設定）を使います。これはあなたの国に基づいています。
Q: 複数のクライアントに一度に請求書を送れますか？ 現在、請求書は一度に1つずつ作成します。各請求書は1人のクライアント向けです。
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