Este artigo é para treinadores pessoais que usam Gymkee para gerir o seu negócio de coaching.

Público: Treinadores pessoais | Este artigo é sobre a plataforma web Gymkee para gerir o teu negócio de coaching.

O que vais aprender

• Como criar e enviar faturas aos teus clientes
• Como faturar clientes existentes ou novos clientes
• Como adicionar vários itens de linha, definir datas de vencimento e adicionar notas
• Como acompanhar o estado das faturas e lidar com pagamentos falhados ou em atraso

Quando usar faturas

As faturas são perfeitas para cobranças pontuais. Usa-as quando precisas de faturar um cliente por:

• Uma avaliação inicial ou consulta
• Um pack de treino ou programa personalizado
• Equipamento, suplementos ou outros extras
• Qualquer serviço que não seja uma assinatura recorrente

Cada fatura é enviada por e-mail ao cliente. Ele recebe um link para uma página de pagamento segura alojada pelo Stripe, onde pode pagar com cartão.

Criar uma fatura

A partir da página Transações

1. Vai a Gymkee Pay > Transações
2. Clica no botão Criar pagamento (canto superior direito)
3. Seleciona Fatura no menu pendente

Isto abre o formulário de criação de fatura.

A partir da página de criação de fatura

Também podes ir diretamente a Gymkee Pay > Faturas e criar a partir daí.

Preencher o formulário de fatura

Passo 1: Escolher o cliente

Tens duas opções:

Selecionar um cliente existente

• Usa o menu pendente para procurar um cliente por nome ou e-mail
• Quando selecionas um cliente, o e-mail é preenchido automaticamente

Inserir dados manualmente

• Clica em Inserção manual para mudar para o modo manual
• Escreve o endereço de e-mail do cliente (obrigatório)
• Opcionalmente, adiciona o nome

Isto é útil para faturar alguém que ainda não é cliente no Gymkee.

Passo 2: Adicionar itens de linha

Cada fatura precisa de pelo menos um item de linha.

• Descrição : O que estás a faturar (por exemplo, "Programa de treino de 3 meses")
• Valor : O preço deste item (na tua moeda)

Clica em Adicionar item para adicionar mais linhas. Cada item tem a sua própria descrição e valor.

Para remover um item, clica no ícone de lixo ao lado (disponível apenas quando tens mais do que um item).

O total atualiza-se automaticamente quando adicionas ou modificas itens.

Passo 3: Definir a data de vencimento

Escolhe quantos dias o cliente tem para pagar:

• A predefinição é 30 dias
• Podes definir qualquer valor entre 1 e 365 dias

Passo 4: Adicionar uma nota (opcional)

Adiciona uma nota pessoal à fatura. Ela aparece na fatura que o cliente recebe. Usa-a para:

• Instruções de pagamento
• Uma mensagem de agradecimento
• Detalhes sobre o serviço

Passo 5: Enviar a fatura

Clica em Enviar fatura para a criar e enviar imediatamente. O cliente recebe um e-mail com um link para pagar.

Depois do envio, és redirecionado para a página de detalhe da fatura onde podes acompanhar o estado.

Estados das faturas

| | | | | | | Estado | O que significa | | Em aberto | A fatura foi enviada, à espera de pagamento | | Paga | O cliente pagou a fatura | | Em atraso | A data de vencimento passou sem pagamento | | Anulada | A fatura foi manualmente anulada | | Rascunho | A fatura existe mas ainda não foi enviada | | Incobrável | O pagamento falhou e não pode ser cobrado |

Acompanhar as tuas faturas

A partir da lista de faturas

Vai a Gymkee Pay > Faturas para ver todas as tuas faturas com o seu estado atual.

A partir da página Transações

Vai a Gymkee Pay > Transações para ver todos os pagamentos, incluindo pagamentos de faturas. Podes filtrar por estado:

• Tudo : Mostrar tudo
• Bem-sucedidos : Pagamentos que foram processados
• Falhados : Pagamentos que não funcionaram
• Incompletos : Pagamentos à espera de ação
• Reembolsados : Pagamentos que foram reembolsados

Resumo das estatísticas

No topo da página Transações, vais ver:

• Receita líquida : Receita total menos reembolsos
• Bem-sucedidos : Número de pagamentos bem-sucedidos
• Falhados : Número de pagamentos falhados
• Taxa de falha : Percentagem de pagamentos falhados

O que acontece quando um cliente paga

Quando um cliente clica no link de pagamento no e-mail da fatura:

1. Vê uma página de pagamento Stripe com o teu branding
2. Insere os dados do cartão
3. O pagamento é processado instantaneamente
4. O estado da fatura muda para "Paga"
5. Tu e o cliente recebem uma confirmação

Se configuraste regras de acesso, o acesso do cliente ao conteúdo Gymkee é automaticamente atualizado com base no estado do pagamento.

Lidar com faturas em atraso

Quando uma fatura ultrapassa a data de vencimento:

1. O estado muda para Em atraso
2. Se configuraste regras para faturas em atraso (Gymkee Pay > Definições > Regras de acesso > Fatura em atraso), o acesso do cliente pode ser automaticamente restringido após um número de dias definido
3. A fatura aparece na secção Ações necessárias do teu painel

Para dar seguimento:

• Envia um lembrete ao cliente (Gymkee não envia lembretes automáticos para faturas pontuais)
• Podes anular a fatura e criar uma nova se necessário

Faturar novos clientes (que não estão no Gymkee)

Podes enviar faturas a pessoas que ainda não são clientes no Gymkee. Ao criar uma fatura:

1. Clica em Inserção manual na secção do cliente
2. Insere o e-mail e o nome
3. Envia a fatura

A pessoa recebe a fatura por e-mail e pode pagar sem ter uma conta Gymkee.

Se também queres convidá-la para Gymkee, podes fazê-lo separadamente a partir da tua página de Clientes.

Dicas

• Usa nomes de itens claros e descritivos. "Programa transformação 3 meses (jan-mar 2026)" é muito melhor do que "Treino."
• Define datas de vencimento que façam sentido para os teus clientes. Para valores altos, considera dar 14 a 30 dias. Para valores mais baixos, 7 dias mantém as coisas em andamento.
• Consulta a tua página Transações regularmente para detetar pagamentos falhados ou incompletos. Agir rapidamente evita perda de receita.
• Mantém as tuas notas profissionais mas pessoais. Um simples "Obrigado pela tua confiança! Ansioso por trabalhar contigo." faz toda a diferença.

Erros comuns

• Enviar uma fatura sem verificar o endereço de e-mail. Verifica bem o e-mail antes de clicar em Enviar. O cliente não vai receber a fatura se o e-mail estiver errado, e não vais receber uma mensagem de erro.
• Definir uma data de vencimento demasiado curta. Dar 1 dia para pagar pode parecer insistente. Usa pelo menos 7 dias para uma boa experiência do cliente.
• Não verificar o total antes de enviar. Os valores são inseridos por item. Confirma que o total no fundo corresponde ao que pretendes cobrar.
• Esquecer de adicionar descrições aos itens. Uma fatura com "Serviço" e um número não é útil. Sê específico para que os clientes saibam exatamente o que estão a pagar.

Resolução de problemas

Problema: O cliente diz que não recebeu a fatura

Porque acontece: O e-mail pode ter ido para o spam, ou o endereço de e-mail pode estar incorreto.

Como resolver: Pede ao cliente para verificar a pasta de spam. Verifica o endereço de e-mail na fatura. Se necessário, anula a fatura e cria uma nova com o e-mail correto.

Problema: O pagamento da fatura falhou

Porque acontece: O cartão do cliente foi recusado (fundos insuficientes, cartão expirado ou restrição bancária).

Como resolver: O cliente pode tentar novamente com outro cartão clicando no link de pagamento no e-mail. Também podes reenviar a fatura ou criar uma nova.

Problema: Não consigo criar uma fatura

Porque acontece: A tua conta Stripe pode não estar totalmente verificada, ou os pagamentos ainda não estão ativados.

Como resolver: Vai a Gymkee Pay > Definições > Geral e verifica o teu estado de verificação. Conclui quaisquer requisitos pendentes.

Perguntas frequentes

P: Posso editar uma fatura depois de a enviar? Não. Uma vez enviada, a fatura não pode ser modificada. Podes anulá-la e criar uma nova com os dados corretos.

P: O cliente precisa de uma conta Gymkee para pagar? Não. O pagamento da fatura é feito através de uma página Stripe. Qualquer pessoa com o link de pagamento pode pagar.

P: Posso aplicar um desconto a uma fatura? Sim. Podes aplicar um código de desconto ao criar a fatura.

P: Que moeda é usada na fatura? As faturas usam a tua moeda predefinida (definida durante a configuração do Stripe). É baseada no teu país.

P: Posso enviar faturas a vários clientes ao mesmo tempo? Atualmente, as faturas são criadas uma de cada vez. Cada fatura é para um único cliente.

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