Configurare i pagamenti ricorrenti per i clienti

Questo articolo è per i personal trainer e i coach che usano la piattaforma web di Gymkee per gestire la loro attività di coaching.

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Destinatari: coach e personal trainer | Questo articolo riguarda la piattaforma web di Gymkee per gestire la tua attività di coaching.

Cosa imparerai

Come creare un abbonamento per un cliente
Come configurare i cicli di fatturazione, le prove e gli sconti
Come gestire i metodi di pagamento e le impostazioni di riscossione
Come gestire cancellazioni, cambi di piano e pagamenti falliti

Quando usare gli abbonamenti

Gli abbonamenti sono il modo migliore per far pagare i clienti che pagano in modo ricorrente. Usali per:

Pacchetti di coaching mensili o annuali
Programmi di allenamento continuativi
Accesso ai tuoi contenuti in stile membership

Ogni abbonamento è legato a un prodotto che crei in Gymkee Pay. Il prodotto definisce cosa vendi, e l'abbonamento gestisce la fatturazione ricorrente.

Prima di iniziare

Assicurati di avere:

Un account Stripe collegato e verificato (vedi Configurare Gymkee Pay)
Almeno un prodotto in abbonamento creato in Gymkee Pay > Prodotti con un prezzo attivo

Se non hai ancora un prodotto, creane prima uno:

Vai su Gymkee Pay > Prodotti
Clicca su Crea prodotto
Imposta il tipo di prezzo su Abbonamento e aggiungi prezzi mensili o annuali

Creare un abbonamento

Passaggio 1: aprire il modulo dell'abbonamento

Dalla pagina Transazioni:

Vai su Gymkee Pay > Transazioni
Clicca su Crea pagamento (in alto a destra)
Seleziona Abbonamento dal menu a tendina

Dal profilo di un cliente: puoi anche creare un abbonamento direttamente dalla pagina di dettaglio di un cliente.

Passaggio 2: scegliere il cliente

Hai due opzioni:

Seleziona un cliente esistente

Digita nel campo di ricerca per trovare un cliente per nome o email
Clicca sul cliente per selezionarlo

Aggiungi un nuovo cliente

Clicca su Aggiungi un nuovo cliente in cima al menu a tendina
Inserisci nome, cognome ed email
Facoltativamente attiva Invita il cliente su Gymkee per aggiungerlo anche come cliente Gymkee
- Scegli quando inviare l'invito: Dopo il pagamento (consigliato) o Subito
- Seleziona la lingua del cliente (inglese, francese, tedesco, spagnolo, portoghese, italiano)
Clicca su Salva per confermare

Passaggio 3: scegliere il prodotto e il prezzo

La sezione Prezzi mostra tutti i tuoi prodotti in abbonamento attivi.

Seleziona un prodotto dal menu a tendina
Scegli un prezzo (mensile, annuale o qualsiasi intervallo tu abbia impostato)
Imposta la quantità (di solito 1)

Se necessario, puoi aggiungere più prodotti a un singolo abbonamento. Clicca sul pulsante "+" per aggiungere un'altra riga di prodotto.

Passaggio 4: configurare la durata

Scegli per quanto tempo dura l'abbonamento:

Per sempre : va avanti finché non viene cancellato manualmente
Cancella a fine periodo : va avanti per un periodo di fatturazione, poi si interrompe
Cancella a una data specifica : imposta una data di fine esatta

Passaggio 5: aggiungere uno sconto (facoltativo)

Nella sezione Sconto puoi applicare un codice coupon all'abbonamento. Questo usa i codici sconto che hai creato in Gymkee Pay > Sconti.

Passaggio 6: configurare le impostazioni fiscali (facoltativo)

Attiva Tasse automatiche se vuoi che Stripe calcoli e applichi automaticamente le tasse in base alla posizione del cliente.

Passaggio 7: impostare un periodo di prova (facoltativo)

Nella sezione Prova puoi impostare una prova gratuita:

Scegli una data di fine per la prova
Durante la prova, il cliente ha pieno accesso senza essere addebitato
La fatturazione parte automaticamente al termine della prova

Passaggio 8: scegliere il metodo di pagamento

Addebito automatico (predefinito)

Stripe addebita automaticamente la carta registrata del cliente
Se il cliente ha metodi di pagamento salvati, puoi scegliere quale carta usare
È l'opzione migliore per una fatturazione ricorrente senza intoppi

Invia fattura

Stripe invia un'email con la fattura a ogni periodo di fatturazione
Il cliente paga manualmente tramite il link della fattura
Imposta il numero di giorni entro cui la fattura è dovuta (predefinito: 30)

Se il cliente non ha un metodo di pagamento salvato, il modulo passa automaticamente a "Invia fattura".

Per i nuovi clienti, l'abbonamento crea un link di pagamento che condividi con il cliente. Il cliente inserisce i dati della sua carta nella pagina di pagamento Stripe.

Passaggio 9: rivedere l'anteprima

Sul lato destro del modulo, un pannello di anteprima mostra:

Quanto verrà addebitato al cliente
L'intervallo di fatturazione
Gli eventuali sconti applicati
Gli importi delle tasse (se attivate)
La prossima data di fatturazione

Passaggio 10: creare l'abbonamento

Clicca su Crea abbonamento per finalizzare.

Se il cliente ha una carta registrata:

L'abbonamento parte subito
Vieni reindirizzato alla pagina di dettaglio dell'abbonamento

Se il cliente deve inserire i dati di pagamento:

Viene generato un link di pagamento
Puoi copiare il link e condividerlo con il cliente
Clicca su Copia link e chiudi per salvare il link negli appunti

Gestire gli abbonamenti

Visualizzare tutti gli abbonamenti

Vai su Gymkee Pay > Abbonamenti per vedere tutti i tuoi abbonamenti. Puoi filtrare e cercare per nome del cliente, prodotto o stato.

Stati degli abbonamenti

Aggiornare un abbonamento

Puoi modificare un abbonamento attivo:

Cambiare il prodotto o il prezzo (upgrade/downgrade)
Aggiungere o rimuovere codici sconto
Aggiornare il metodo di pagamento
Cambiare la data di fatturazione

Le modifiche possono applicarsi subito o al ciclo di fatturazione successivo, a seconda delle tue impostazioni in Gymkee Pay > Impostazioni > Abbonamenti e fatture.

Cancellare un abbonamento

Per cancellare un abbonamento:

Vai su Gymkee Pay > Abbonamenti
Clicca sull'abbonamento
Usa l'opzione di cancellazione

A seconda delle tue impostazioni di cancellazione:

A fine periodo : il cliente mantiene l'accesso fino al termine del periodo di fatturazione in corso
Subito : l'accesso viene revocato immediatamente

Come funzionano i pagamenti falliti

Quando un pagamento di un abbonamento fallisce, ecco cosa succede:

Stripe riprova il pagamento in base alle tue impostazioni (predefinito: 3 tentativi in 7 giorni)
L'abbonamento passa allo stato Scaduto
Se tutti i tentativi falliscono, entra in vigore l'azione che hai configurato:
- Sospendi l'accesso : il cliente non può accedere ai contenuti ma l'abbonamento resta aperto
- Revoca l'accesso : il cliente perde ogni accesso
- Mantieni l'accesso : il cliente mantiene l'accesso nonostante il mancato pagamento

Puoi configurare queste impostazioni in Gymkee Pay > Impostazioni > Abbonamenti e fatture > Gestione dei pagamenti falliti.

I pagamenti falliti compaiono anche nella sezione Azioni richieste della tua dashboard.

Proporzionamento: cosa succede ai cambi di piano

Quando un cliente cambia piano a metà ciclo (ad esempio, da mensile ad annuale, o da base a premium):

Con il proporzionamento attivo : il cliente riceve un credito per il tempo non utilizzato del piano attuale e gli viene addebitata la differenza per il nuovo piano
Senza proporzionamento : il nuovo prezzo entra in vigore al ciclo di fatturazione successivo

Configuralo in Gymkee Pay > Impostazioni > Abbonamenti e fatture > Cambi di piano.

Consigli

Usa il metodo di riscossione "Addebito automatico" per i tuoi clienti abituali. Riduce gli attriti e garantisce che i pagamenti arrivino puntuali.
Imposta i periodi di prova in modo strategico. Una prova di 7 giorni permette ai clienti di provare il tuo coaching prima di impegnarsi.
Rivedi il pannello di anteprima prima di creare un abbonamento. Mostra esattamente quanto e quando verrà addebitato al cliente.
Per i clienti che passano da un piano mensile a uno annuale, attiva il proporzionamento così pagano solo la differenza.
Quando crei un abbonamento per un nuovo cliente, scegli "Invita dopo il pagamento" così ottiene l'accesso a Gymkee solo dopo aver pagato.

Errori comuni

Creare un abbonamento senza un prodotto. Ti serve almeno un prodotto in abbonamento attivo con un prezzo Stripe. Crea prima i prodotti in Gymkee Pay > Prodotti.
Scegliere "Invia fattura" per i clienti che preferiscono la fatturazione automatica. La maggior parte dei clienti preferisce i pagamenti "imposta e dimentica". Usa l'addebito automatico quando possibile.
Non configurare la gestione dei pagamenti falliti. Senza di essa, i clienti che non pagano mantengono il pieno accesso all'infinito. Configura le tue impostazioni di ripetizione e di azione nelle Impostazioni.
Impostare una prova senza comunicare chiaramente la fine. Assicurati che il cliente sappia quando finisce la sua prova e quando parte la fatturazione.

Risoluzione dei problemi

Problema: non trovi nessun prodotto quando crei un abbonamento

Perché succede: non hai ancora creato nessun prodotto in abbonamento, oppure i tuoi prodotti esistenti non hanno prezzi attivi con ID prezzo Stripe.

Come risolverlo: vai su Gymkee Pay > Prodotti e crea un prodotto con tipo di prezzo "Abbonamento". Assicurati che abbia almeno un prezzo attivo.

Problema: l'abbonamento è bloccato nello stato "Incompleto"

Perché succede: il cliente non ha completato il pagamento iniziale tramite il link di pagamento.

Come risolverlo: condividi di nuovo il link di pagamento con il cliente. Se non riesce ad accedervi, potrebbe essere necessario cancellare questo abbonamento e crearne uno nuovo.

Problema: al cliente viene addebitato l'importo sbagliato

Perché succede: è stato selezionato il prezzo sbagliato, oppure uno sconto non è stato applicato correttamente.

Come risolverlo: puoi aggiornare l'abbonamento per cambiare il prezzo o aggiungere lo sconto corretto. Controlla se le impostazioni di proporzionamento stanno influenzando l'importo.

Problema: il cliente ha perso l'accesso dopo la cancellazione, anche se il periodo non è ancora finito

Perché succede: l'impostazione di cancellazione è configurata su "Subito" invece che su "A fine periodo".

Come risolverlo: controlla le tue impostazioni di cancellazione in Gymkee Pay > Impostazioni > Abbonamenti e fatture. Cambia in "A fine periodo" se vuoi che i clienti mantengano l'accesso fino al termine del periodo di fatturazione in corso.

Domande frequenti

D: Un cliente può avere più abbonamenti? Sì. Un cliente può avere più abbonamenti attivi per prodotti diversi.

D: Posso creare un abbonamento per qualcuno che non è un cliente Gymkee? Sì. Quando crei un abbonamento, puoi aggiungere un nuovo cliente inserendo la sua email. Puoi anche scegliere di invitarlo su Gymkee nello stesso momento.

D: Cosa succede quando finisce una prova? La fatturazione parte automaticamente. Al cliente viene addebitato il primo periodo di fatturazione completo. Se il pagamento fallisce, si applica la normale logica di ripetizione dei tentativi.

D: Posso mettere in pausa un abbonamento? Stripe supporta la messa in pausa degli abbonamenti tramite la Dashboard di Stripe. In Gymkee puoi cancellare e ricreare, oppure usare direttamente la funzione di pausa di Stripe.

D: Come offro prezzi diversi per lo stesso servizio? Crea un prodotto con più prezzi (ad esempio, mensile a 99 €, annuale a 899 €). Quando crei un abbonamento, scegli quale prezzo usare.

D: Il cliente può cambiare da solo il suo metodo di pagamento? I clienti possono aggiornare la loro carta tramite il portale clienti di Stripe. Puoi aggiornarla anche tu dalla pagina di dettaglio dell'abbonamento.